7 yếu tố tạo nên một cuộc họp hội nghị truyền hình thành công

Hội nghị truyền hình là giải pháp được nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng vào công việc nhằm nâng cao hiệu quả hội họp và hiệu suất công việc. Ngày nay giải pháp này đã phổ biến ở nhiều nơi, nhiều lĩnh vực, tuy nhiên kiến thức về các thiết bị hội nghị truyền hình và cách setup hệ thống còn hạn hẹp, đôi khi điều đó làm cho cuộc họp của bạn không đạt hiệu quả.

Để có một cuộc họp thành công thì cần có các thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng, hệ thống âm thanh, camera… bên cạnh các yếu tố về hình ảnh, âm thanh, ánh sáng… Vậy làm sao để cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao?

Làm sao để có cuộc họp hội nghị truyền hình thành công?

Để cuộc họp hội nghị truyền hình thành công cần chú ý 7 yếu tố sau:

1. Đặt camera ở khoảng cách phù hợp

Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến chất lượng của một cuộc họp hội nghị truyền hình. Vị trí đặt camera ở đâu cho hợp lý để người họp 2 bên đều nhìn thấy rõ, do đó tùy vào số lượng người tham gia mà ta cần bố trí camera ở khoảng cách phù hợp nhất để đảm bảo mọi người nằm trong góc view của camera. Bình thường thì khoảng cách từ 2-3 feet (0,6 – 0,9m) là khoảng cách lý tưởng để camera thu hình được tất cả mọi người tham gia cuộc họp. Hoặc nếu bạn muốn có góc nhìn rộng lớn hơn thì điều chỉnh khoảng cách giữa camera và người tham gia là từ 4 – 6 feet (1,2- 1,8m).

Đặt camera ở khoảng cách phù hợp

2. Test hình ảnh của bạn trước khi họp

Có thể bạn đang lo lắng không biết lát nữa họp, hình ảnh của mình hiển thị có ok không? Đừng sợ bạn có thể xem trước hình ảnh của mình trước khi được camera thu lại khi họp bằng cách bật chức năng kiểm tra hệ thống: Setting > Test > Video/Audio. Chức năng này sẽ giúp bạn xem lại hình ảnh của mình và điều chỉnh cho hợp lý nếu hiển thị không đẹp.

Để chắc chắn cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì trước khi họp bạn nên test xem hình ảnh của bạn hiển thị tốt chưa nhé!

Để chắc chắn cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì trước khi họp bạn nên test xem hình ảnh của bạn hiển thị tốt chưa nhé!

3. Kiểm tra âm thanh

Bên cạnh hình ảnh thì âm thanh là một yếu tố quan trọng bậc nhất trong mọi cuộc họp trực tuyến, nhiều trường hợp xuất hiện tạp âm, tiếng vọng lại gây khó chịu cho người họp. Do đó để đảm bảo âm thanh rõ ràng trung thực thì trước khi họp ta cũng phải kiểm tra lại hệ thống âm thanh và thiết lập thông số cho hợp lý sao cho nói chuyện bình thường mà đối tác vẫn nghe được.

Kiểm tra lại hệ thống âm thanh và thiết lập thông số cho hợp lý

Ngoài ra nên tránh việc đặt micro gần thiết bị âm, điều này có thể gây ra tiếng ồn hoặc những âm thanh không mong muốn trong cuộc họp.

4. Kiểm tra ánh sáng phòng họp

Đi kèm với hình ảnh, âm thanh là ánh sáng. Ánh sáng trong phòng phù hợp thì camera sẽ thu và truyền tải hình ảnh rõ đẹp hơn. Vì thế bạn nên thiết kế phòng họp hội nghị làm sao cho ánh sáng chiếu đúng hướng và đầy đủ, để đạt được điều này thì ta cần chiếu ánh sáng từ trên cao xuống và hướng vào người tham gia.

Một phòng họp hội nghị truyền hình được thiết kế bài bản

Bên cạnh đó bạn cũng nên quan tâm đến cách bố trí các thiết bị ánh sáng, tường, rèm cửa… Chẳng hạn nguồn ánh sáng phản chiếu từ các đồ vật có bề mặt bóng nhoáng hay mặt gương đều tác động đến khả năng hiển thị hình ảnh camera.

5. Chú ý đến bối cảnh phòng họp

Một phòng họp có phong nền lòe loẹt, đồ đạc đặt lộn xộn thì sẽ gây mất thiện cảm cho đồng nghiệp hay đối tác, khách hàng… đôi lúc còn gây ra những phiền toái cho chính bạn. Vì thế để trì sự tập trung của mọi người, bạn nên bố trí phong nền càng đơn giản càng tốt.

Nên bố trí phong nền càng đơn giản càng tốt

6. Chuẩn bị tài liệu họp

Trong quá trình diễn ra hội nghị truyền hình, để không bị vấp hay quên khi truyền tải nội dung ý tưởng của mình thì bạn nên lập kế hoạch cụ thể về phương thức trình chiếu, tải lên đầy đủ các dữ liệu cần trình bày và mở sẵn để truy cập dễ dàng.

Bạn cũng nên chuẩn bị tài liệu và dữ liệu cần thiết khi trình bày

Lên kế hoạch cụ thể về phương thức trình chiếu, cũng như tải lên đầy đủ các dữ liệu cần thiết trong cuộc họp để có thể chắc rằng đó là nội dung mà bạn cần trình bày. Bạn cũng nên mở sẵn những tài liệu cần trình bày để có thể truy cập một cách dễ dàng.

7. Kiểm tra kết nối

Điều cuối cùng bạn cần lưu ý là nên kết nối thử nghiệm trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo các gói tin vẫn còn đầy đủ cũng như khắc phục kịp thời những lỗi khác không mong muốn.

Thực hiện kết nối với các điểm và kiểm tra thử để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng như kế hoạch. Việc nhập địa chỉ IP kết nối đầu bên kia vào danh bạ cũng làm giảm thời gian quay số cho những lần kết nối sau. Bạn nhớ đặt tên cho các điểm mỗi khi kết nối mới để dễ nhận biết khi tham gia cuộc họp hội nghị truyền hình nhiều điểm cầu.

Kiểm tra kết nối trước khi cuộc họp bắt đầu

Trên đây là 7 yếu tố bạn cần nắm vững để có cái nhìn tổng quan mà xây dựng các cuộc họp hội nghị truyền hình thành công cho doanh nghiệp của bạn. Mọi thắc mắc về hội nghị truyền hình các bạn có thể liên hệ với Logico để đội ngũ kỹ thuật nhiều kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn cho bạn nhé ! Hotline: 0909 636 798