Scan là gì? Cách Scan giấy tờ, tài liệu đơn giản

Scan là một trong những phương pháp phổ biến nhất mà người dùng sử dụng để quét tài liệu giấy nhằm lưu chúng dưới dạng tệp hình ảnh trên máy tính hoặc điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Scan là gì và cách Scan giấy tờ, tài liệu đơn giản vui lòng đọc bài viết sau.

Scan là gì?

Scan là việc chuyển dữ liệu trên giấy, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, chứng chỉ,...) hoặc cả hình ảnh trên giấy sang dữ liệu, hình ảnh, tệp được lưu trữ trong máy tính, điện thoại. Điều đó là nhờ máy quét, máy in có chức năng quét hoặc qua ứng dụng quét trên điện thoại thông minh. Máy quét (scanner) hoạt động giống như máy photocopy, một thiết bị sử dụng điện tích kép để thu thập hình ảnh điện tử của một trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng mà nó phản chiếu thành thông tin kỹ thuật số và sau đó thành các tệp được lưu trữ trên máy tính và điện thoại. 

Do đó, scan có thể hiểu là khi chuyển tài liệu giấy thành tệp "ảo" trên máy tính. Nếu tài liệu được quét của bạn có chứa văn bản, bạn có thể chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa bằng phần mềm OCR (Nhận dạng ký tự quang học).

Công dụng của Scan

Lưu trữ các tài liệu quan trọng 

Các tài liệu quan trọng phải được bảo mật và cất giữ cẩn thận để có thể dễ dàng lấy lại nếu cần hoặc đề phòng bị mất. Tại thời điểm này, tài liệu scan vô cùng hữu ích. Sử dụng máy quét để số hóa tài liệu giúp mọi doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in bản in.

Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin kỹ thuật số bằng cách quét và cài đặt mã truy cập bảo mật cho nội dung quan trọng để nâng cao tính bảo mật thông tin cho người dùng. Hình ảnh quét được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký điện tử cực kỳ an toàn.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và thuận tiện 

Việc chuyển tài liệu từ bản mềm sang lưu trữ nội bộ bằng file giúp cho việc tổ chức thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Ngoài ra, nhiều máy quét mới được tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng bên thứ ba, cho phép người dùng dễ dàng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty.

Cách Scan giấy tờ, tài liệu đơn giản

Để Scan giấy tờ, tài liệu đơn giản bạn có thể thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Đặt tài liệu lên máy quét. Sau khi kết nối máy tính với máy quét, đặt tài liệu cần quét ngay ngắn trên kính theo vị trí đã đánh dấu trên thiết bị.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trong phần mềm quét. Mở phần mềm quét để điều chỉnh quét tài liệu theo ý muốn (đen trắng hoặc màu, kích thước bản quét,...) Sau đó nhấn nút Scan trong phần mềm hoặc trực tiếp trên máy quét. Sau khi quét tài liệu, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn chỉnh sửa hơn như điều chỉnh chuyển động quay của ảnh. Khi lưu, bạn có thể lưu ở định dạng tệp ưa thích hoặc mặc định của mình.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu. Sau khi quét tài liệu, bạn có thể dùng một số chương trình chỉnh sửa (Adobe Acrobat) để chuyển đổi tệp sang tệp PDF hoặc sắp xếp nhiều tài liệu thành một tệp tổng. Ngoài ra, bạn cũng có thể khắc phục tình trạng tài liệu gốc bị mờ và sau khi quét thấy tệp bị nhòe, không rõ nội dung hoặc màu nền tối bằng cách mở Photoshop và điều chỉnh độ sáng và độ nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.

Trên đây là những khái niệm và thông tin chung nhất để trả lời Scan là gì. Chúng tôi hy vọng từ bài viết mà bạn có thể quét tài liệu thành công. Chúc bạn áp dụng một cách dễ dàng nhé!