Hội nghị truyền hình là gì? Lợi ích và cách hoạt động

Hội nghị truyền hình được nhiều người nhắc đến trong thời gian gần đây. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ hội nghị truyền hình là gì, lợi ích và cách hoạt động như thế nào. Để có thể nắm bắt được những thông tin hữu ích hãy cùng Logico tìm hiểu cụ thể hơn qua bài viết sau đây nhé!

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình (Video Conferencing) là một hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) truyền hình ảnh và âm thanh giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa được kết nối qua Internet, WAN hoặc LAN. Qua đó truyền âm thanh và hình ảnh từ nguồn cấp dữ liệu đến phòng họp như thế tất cả mọi người cùng ở trong một phòng họp. Thiết bị này cho phép hai hoặc nhiều nơi cùng đồng thời liên lạc hai chiều thông qua video và truyền tải âm thanh.

Đặc tính của hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình trực tuyến có các tính chất cơ bản sau: 

Được tổ chức mọi lúc, mọi nơi 24/7: Chỉ cần một hệ thống thiết bị để truyền tín hiệu âm thanh, mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có Internet. 

Không giới hạn khoảng cách: Người tham gia cuộc họp không cần phải có mặt trực tiếp tại địa điểm họp. Bạn có thể tham gia cuộc họp thông qua kết nối với máy tính xách tay, điện thoại thông minh hay màn hình LCD. 

Dễ dàng sử dụng: Các thiết bị sử dụng trong hội nghị như phần mềm, camera, máy chiếu... được cấu hình (cài đặt) khá dễ vận hành và sử dụng. 

Quản lý, theo dõi và điều khiển cuộc họp một cách chủ động: Người lãnh đạo cuộc họp hoặc người chủ trì có thể sử dụng hệ thống camera để kiểm soát và điều chỉnh cuộc họp một cách dễ dàng và chủ động nhất.

Cách phân loại video conference

Về cơ bản có hai loại hội nghị truyền hình: 

Thứ nhất, một hệ thống phần cứng chuyên dụng bao gồm: 

• Codec: Xử lý mã hóa, nhận và truyền tín hiệu âm thanh và video qua đường truyền

• Camera: Nhận hình ảnh của tín hiệu

• Micrô: Nhận âm thanh tín hiệu 

• Remote: Điều khiển từ xa 

• Bộ nguồn và cáp đi kèm 

Hệ thống phần cứng chuyên dụng cũng có 2 loại: 

• Hệ thống đơn điểm: Chỉ gọi 1 điểm 

• Hệ thống đa điểm: Có thể gọi nhiều điểm cầu cùng lúc

Thứ hai, hệ thống phần mềm họp trực tuyến hội nghị trên web, ứng dụng trên PC/smartphone chẳng hạn như: Skype for Business, Zoom, Team Microsoft...

Lợi ích họp hội nghị truyền hình trong kinh doanh

Hội nghị truyền hình là gì? Đây là một bước đột phá mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp: 

Tiết kiệm chi phí: Người tham gia cuộc họp không phải tốn chi phí đi lại giữa 2 nơi. Các công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc để tổ chức các cuộc họp, chỉ cần chi phí đầu tư ban đầu của hệ thống. 

Tiết kiệm thời gian di chuyển: Mọi người chỉ cần kết nối qua các thiết bị để dự họp mà không cần di chuyển tốn thời gian. 

Tính bảo mật, an toàn cao: Chỉ những người được ủy quyền mới được tham gia họp trực tuyến nên thông tin trong cuộc họp được bảo mật tuyệt đối. 

Lưu tất cả nội dung cuộc họp: Một số hệ thống công nghệ thông tin có tính năng lưu thông tin cho phép bạn dễ dàng xem lại nội dung cuộc họp. 

Độ ổn định hình ảnh và âm thanh cao: So với các giải pháp phần mềm miễn phí như Google Hangout, Skype for Business, các giải pháp CNTT có độ ổn định cao hơn, chất lượng hình ảnh và âm thanh sắc nét hơn. Doanh nghiệp có thể lắp đặt hệ thống ở nhiều vị trí khác nhau tùy theo nhu cầu của mình. 

Việc sử dụng hội nghị truyền hình trực tuyến giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả công việc cao và ổn định. Đây là yêu cầu để các kế hoạch kinh doanh diễn ra suôn sẻ, góp phần tăng trưởng doanh thu của công ty.

Cách hoạt động của hội nghị truyền hình

Các thiết bị có trong hệ thống

Để tổ chức một cuộc họp trực tuyến, các tổ chức cần có những thứ sau: 

Đầu vào video - bao gồm webcam hoặc máy quay video 

Đầu ra video - bao gồm TV, máy chiếu hoặc màn hình máy tính 

Đầu vào âm thanh - bao gồm micrô, đầu cassette, đầu đĩa CD / DVD hoặc nguồn khác đó là ghi âm có thể 

Đầu ra âm thanh: bao gồm loa kết nối với các thiết bị trình chiếu hoặc máy tính, điện thoại. 

Truyền dữ liệu: Internet, LAN, điện thoại kỹ thuật số hoặc tương tự gmail hoặc các tài khoản kỹ thuật số khác.

Cách hoạt động

Cách thức hoạt động của hội nghị truyền hình trực tuyến khá đơn giản như sau:

Bước 1: Người tổ chức cuộc họp tạo một phòng họp dùng website phần mềm hội nghị trực tuyến gửi lời mời tham dự tới các thành viên. 

Bước 2: Các thành viên chấp nhận lời mời tham gia Thông qua mạng Internet hoặc mạng LAN kết nối thiết bị hoặc tài khoản của các thành viên B

Bước 3: BTC tiến hành cuộc họp theo quy trình, sau cuộc họp, các thành viên rời khỏi phòng họp và bật các thiết bị được sử dụng (micrô, máy ảnh ...). Đặc biệt là các cuộc họp quan trọng với số lượng lớn người tham gia cần một máy chủ chủ động xử lý các cuộc gọi, tin nhắn và các vấn đề phát sinh khác.

Với những thông tin chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp bạn hiểu hơn về hội nghị truyền hình là gì. Mọi nhu cầu về thiết bị tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến hãy liên hệ ngay với Logico để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!